Elke dag komen je werknemers in situaties terecht waarin ze keuzes moeten maken over samenwerking, grenzen en communicatie. Een gedragscode biedt precies de sturing die in zulke situaties nodig is.
Zeker nu de wetgeving rondom ongewenst gedrag strenger wordt en een gedragscode wettelijk verplicht wordt voor bedrijven met 10 of meer werknemers. Wat is een gedragscode, welke onderwerpen moeten erin staan en hoe stel je er zelf één op?
Wat is een gedragscode?
Een gedragscode (ook wel code of conduct genoemd) is een handleiding voor gedrag binnen je bedrijf. Het is een document waarin duidelijk staat beschreven wat er verwacht wordt van zowel werknemers als de werkgever.
De code geeft richting aan de normen en waarden van de organisatie. Hierin leg je vast hoe collega’s met elkaar omgaan, welk gedrag wordt aangemoedigd en wat absoluut onacceptabel is.
Daarnaast beschrijft een goede gedragscode welke formele protocollen en sancties er volgen wanneer iemand zich niet aan deze afspraken houdt. Het is daarmee het belangrijkste fundament voor een sociaal veilige bedrijfscultuur.
Waarom heb je een gedragscode nodig?
Het opstellen van een gedragscode is vanaf juli 2026 niet alleen een vereiste vanuit de Arbowet (voor organisaties met 10+ medewerkers), het biedt ook directe voordelen voor de dagelijkse bedrijfsvoering:
Duidelijkheid voor medewerkers: Iedereen weet precies waar de grenzen liggen. Dit stimuleert een positieve, veilige werkomgeving en versterkt het onderlinge vertrouwen.
Minder verzuim: Omdat medewerkers sneller hun grenzen durven aan te geven, voorkom je dat sluimerende conflicten of ongewenst gedrag leiden tot langdurige uitval en hoge verzuimkosten.
Juridische bescherming: Wanneer een medewerker de regels overtreedt, heb je als werkgever een formele basis om op te treden. Bij arbeidsconflicten of rechtszaken speelt een actuele, goed gecommuniceerde gedragscode vaak een doorslaggevende rol in het oordeel van een rechter.
Welke onderwerpen staan er in een gedragscode?
Elk bedrijf is uniek, en daarom is geen enkele gedragscode exact hetzelfde. Toch zijn er een aantal vaste, cruciale onderwerpen die in vrijwel iedere code terugkomen:
- Agressie, geweld en seksuele intimidatie: Welk gedrag is onacceptabel en wat zijn de procedures als het toch misgaat? Vermeld hier ook direct de contactgegevens en rol van de vertrouwenspersoon en de route naar de klachtencommissie.
- Gedrag en communicatie: Hoe gaan we met elkaar en met klanten om? Hieronder vallen ook zaken als pesten, roddelen of discriminatie.
- Diefstal en bedrijfseigendommen: Waar ligt de grens? Mag je de printer gebruiken voor privézaken? Hoe gaan we om met de auto van de zaak of het meenemen van kantoorartikelen?
- Verdovende middelen: Hoe ga je om met alcohol en drugs? Een biertje tijdens de vrijdagmiddagborrel is vaak geaccepteerd, maar in een fabriekshal gelden harde regels. Wees duidelijk over de veiligheidsrisico’s en de nullerantie.
- Social media: Berichten van medewerkers kunnen afstralen op het bedrijf. Wat mag er wel en niet gedeeld worden over het werk op social media?
- Bijbanen en nevenactiviteiten: Mag een werknemer een eigen bedrijf starten naast zijn of haar baan, en hoe voorkom je dat bedrijfsgeheimen worden gebruikt voor concurrentie?
Naast deze onderwerpen is het belangrijk om transparant te zijn over de consequenties. Wat gebeurt er bij een overtreding? Dit kan variëren van een corrigerend gesprek tot ontslag op staande voet. Hoe concreter hoe beter.
In 5 stappen een gedragscode opstellen
Een gedragscode opstellen kost tijd. Met dit stappenplan zorg je ervoor dat het document praktisch, toepasbaar en breed gedragen wordt.
Stap 1: Waar sta je als bedrijf voor?
Begin bij de kernwaarden en de visie van je organisatie. Welk gedrag wil je stimuleren? Kijk hierbij direct naar de huidige en nieuwe verplichtingen vanuit de Arbowet voor jouw specifieke branche.
Stap 2: Betrek medewerkers in het proces.
Een gedragscode die eenzijdig door de directie wordt opgelegd, werkt zelden. Betrek medewerkers, de ondernemingsraad (OR) of de personeelsvertegenwoordiging bij het opstellen.
Zij brengen waardevolle praktijkvoorbeelden in, waardoor de handleiding echt relevant en bruikbaar wordt. Instemming van de OR is bovendien verplicht bij invoering.
Stap 3: Schrijf duidelijke, concrete normen.
Leg het verwachte gedrag vast in heldere taal, zonder ruimte voor interpretatie en te veel jargon. Gebruik in plaats van abstracte juridische termen concrete voorbeelden van acceptabel en onacceptabel gedrag.
Stap 4: Communiceer en train de organisatie.
Een gedragscode die in een la verdwijnt, verliest zijn juridische en culturele waarde. Deel het document via het intranet, neem het standaard op in de onboarding van nieuwe collega’s en publiceer het eventueel op de website. Zorg er ook voor dat managers getraind zijn in het handhaven van de code.
Stap 5: Evalueren en up-to-date houden.
Een bedrijf is altijd in beweging, net als de wetgeving. Controleer de gedragscode regelmatig. Zijn de contactgegevens van de vertrouwenspersoon nog actueel? Moeten er nieuwe afspraken rondom thuiswerken worden toegevoegd? Pas het document aan en informeer je team op tijd over de wijzigingen.
Zo verzamel je de juiste pijnpunten op de werkvloer voor een goede gedragscode
Wil je een gedragscode opstellen die de spijker op de kop slaat? Dan moet je eerst weten waar de werkelijke pijnpunten op de werkvloer liggen. Met een anoniem en objectief PSA-onderzoek van Vital Solutions brengt de beleving en psychosociale risico’s binnen jouw organisatie helder in beeld.
Zo stuur je niet op aannames en onderbuikgevoel maar op basis van echte meningen van medewerkers. Neem contact op voor de mogelijkheden of vraag een vrijblijvende offerte aan!