Helaas komt het ongewenst gedrag op de werkvloer nog vaak voor. Hoewel de eerste stap bij ongewenst gedrag vaak een gesprek met de vertrouwenspersoon is, lukt het niet altijd om intern de melding op te lossen. Op dat moment treedt de formele klachtenregeling in werking en neemt de klachtencommissie het stokje over.
Wat is een klachtencommissie?
Een klachtencommissie is een onafhankelijke groep deskundigen die formele klachten over ongewenst gedrag (zoals pesten of seksuele intimidatie) onderzoekt. De commissie weegt de feiten en oordeelt of een klacht gegrond of ongegrond is.
Om eerlijk en neutraal te blijven, moet de commissie aan strenge regels voldoen:
- De samenstelling: De commissie bestaat uit 3 tot 5 leden met expertise in arbeidsrecht en grensoverschrijdend gedrag.
- Onafhankelijkheid: De leden werken 100% onpartijdig.
- Externe voorzitter: De voorzitter mag wettelijk gezien niet in dienst zijn van de organisatie waar de klacht speelt.
Tip: Veel mkb-bedrijven maken gebruik van een ‘slapende commissie’ via een externe klachteninstantie. Deze commissie kost pas geld en treedt pas in werking zodra er daadwerkelijk een formele klacht is.
Is een klachtencommissie verplicht?
Vanuit de Arbowet ben je als werkgever verplicht om werknemers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Met de Arbowet wijzigingen van 2026 wordt een formele klachtenregeling voor bedrijven met 10 of meer medewerkers een harde wettelijke eis.
Om die klachtenprocedure eerlijk uit te voeren, is een onafhankelijke commissie in de praktijk noodzakelijk. Je bent echter niet verplicht om hiervoor zelf een permanente, interne commissie op te richten. Het uitbesteden aan een externe instantie is voldoende.
De klachtenprocedure in 5 stappen
Wanneer een werknemer een formele klacht indient, volgt de klachtencommissie een vast stappenplan om tot een oordeel te komen:
- Ontvankelijkheid checken: De commissie controleert eerst of de klacht geldig is. Valt het voorval onder het beleid voor ongewenst gedrag en mag de commissie dit behandelen?
- Onderzoek en hoor en wederhoor: Bij een geldige klacht start het onderzoek. Alle betrokkenen worden gehoord. De verweerder (degene over wie de klacht gaat) krijgt formeel de kans om zich te verweren.
- De besloten hoorzitting: De klager en de verweerder worden uitgenodigd voor een hoorzitting. Hier lichten zij hun verhaal toe en kan de commissie gerichte vragen stellen.
- Oordeel en advies: De commissie beslist of de klacht gegrond, deels gegrond of ongegrond is. Dit schriftelijke advies volgt uiterlijk binnen 4 werkweken na de hoorzitting.
- Besluit van de werkgever: Het advies van de commissie is zwaarwegend, maar juridisch gezien niet bindend. De directie van het bedrijf neemt de uiteindelijke beslissing over eventuele sancties en moet binnen 1 maand schriftelijk reageren op het advies.
Voorkom formele klachten en breng risico’s vroegtijdig in kaart met een PSA onderzoek
Een procedure via een klachtencommissie is een zwaar traject voor de klager, de verweerder én de organisatie. Waar een klachtencommissie pas reactief optreedt als het al is misgegaan, helpen we je bij Vital Solutions om proactief in te grijpen.
Benieuwd naar de mogelijkheden voor een PSA-onderzoek voor jouw organisatie? Neem vrijblijvend contact met ons op voor advies of een offerte op maat.