Als een werknemer langer dan acht weken ziek is, maakt diegene samen met de werkgever afspraken om te re-integreren zodra het beter gaat. Hoe dit proces verloopt, verschilt per duur en aard van de ziekte. Het doel is om de arbeidskracht zo snel mogelijk terug te laten keren naar de werkplek.
Vital Solutions is expert op het gebied van gezondheid op de werkvloer, verzuim en re-integratie. Wij vertellen je hier vandaag meer over.
Wat houdt re-integreren precies is?
Re-integreren betekent dat de werkgever en werknemer beide hun best doen om ervoor te zorgen dat de arbeidskracht weer terug kan keren naar de oude functie. Hoelang dit duurt, verschilt erg per situatie. Iemand die door een burn-out of surmenage thuis zit zal namelijk langer de tijd nodig hebben, dan iemand die een maand op bed lag door een operatie.
Het is normaal dat een medewerker zich zo nu en dan ziek meldt. Dit kan bijvoorbeeld ontstaan door koorts of het feit dat diegene iets verkeerd gegeten heeft. Dit duurt meestal een paar dagen. Als een arbeidskracht langer uit de running is, krijg je mogelijk te maken met re-integratie.
Twee soorten re-integratietrajecten
Er zijn twee soorten re-integratietrajecten, namelijk:
- Re-integratie eerste spoor: De werknemer gaat weer aan de slag bij de huidige werkverstrekker. Eventueel in een nieuwe of aangepaste functie.
- Re-integratie tweede spoor: de werknemer gaat (tijdelijk) aan de slag bij een andere werkgever. Dit gebeurt vaak omdat de huidige werkgever geen aangepaste werkzaamheden kan bieden.
Tijdens een re-integratie is het erg belangrijk dat zowel de arbeidskracht als de werkverstrekker beide hun best doen om de werknemer zo snel mogelijk weer in dienst te laten treden. Vital Solutions is jouw partner voor een goede re-integratie.
Naast dat ziekte erg vervelend is voor de medewerker, kost een zieke medewerker een bedrijf veel geld. Verzuim voorkomen is dus erg belangrijk. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een PMO.
Rollen van werknemer en werkgever tijdens het re-integratietraject
Tijdens het re-integreren heeft zowel de werknemer als de werkgever zich te houden aan specifieke richtlijnen en eisen:
De medewerker
- Volgt de regels rondom ziekte en verzuim in de wet of cao
- Komt afspraken uit het Plan van aanpak na
- Gaat naar afspraken met de arbodienst of bedrijfsarts
- Accepteert passend werk binnen of buiten het bedrijf
- Toont initiatief en doet voorstellen voor ander werk
De werkgever
- Brengt indien nodig aanpassingen aan, aan de werkplek (denk aan een traplift of een aangepast toilet)
- Biedt de mogelijkheid om de medewerker te laten integreren in een andere functie binnen of buiten het bedrijf.
- Maakt het voor de medewerker mogelijk om het huidige werk weer gedeeltelijk op te pakken (bijvoorbeeld door aanpassingen in werkzaamheden of werktijden).
- Betaalt de kosten van een re-integratiebedrijf (indien deze wordt ingeschakeld)
Deze stappen staan omschreven in de Wet verbetering poortwachter en zijn opgesteld om de re-integratie in goede banen te leiden. We zullen nu wat meer vertellen over deze wet.
Re-integratie met de Wet verbetering poortwachter
De Wet verbetering poortwachter is ingevoerd met als doel zieke medewerkers zo snel mogelijk weer terug te laten keren naar hun werk. Hert uitgangspunt van deze wet is dat werkgever en medewerker zich samen met de arbodienst of bedrijfsarts inzetten voor een spoedige re-integratie van de betreffende medewerker (lees: snel en effectief ingrijpen waardoor het verzuim zo kort mogelijk is).
De werkgever is verantwoordelijk voor de re-integratie en de uitvoering van de Wet verbetering poortwachter.
Dit houdt in dat als de personeelslid arbeidsongeschikt is en onder contract staat bij de werkverstrekker, diegene verplicht is om de acties van de wet uit te voeren. Dit geldt voor een periode van 2 jaar of tot de einddatum van het contract dat eerder afloopt.
Als je medewerker 2 jaar ziek is, bekijkt het UWV of je als werkverstrekker hebt voldaan aan alle stappen van de wet. Indien het UWV oordeelt dat er onvoldoende is gehandeld, kan er een loonsanctie worden opgelegd waardoor er maximaal het 3e jaar van ziekte het loon nog moet doorbetalen.
De wet hanteert verschillende stappen die op bepaalde momenten moeten gebeuren. Hoewel er van de medewerker in kwestie een proactieve houding wordt verwacht, ben je als werkverschaffer dus 100% verantwoordelijk voor een goede uitvoering. Laten we de verschillende stappen bekijken in het onderstaande re-integratieschema.
Re-integratieschema van Vital Solutions
Vital Solutions heeft alle stappen van de Wet verbetering poortwachter overzichtelijk op een rijtje gezet in onderstaand re-integratieschema. Dit geeft een duidelijk beeld van het verloop van het re-integratietraject.
Dag 1: Ziekmelding ontvangen en doorgeven
Op de eerste dag dat de medewerker ziek is, meldt diegene dit bij jou. Dit moet je binnen een week doorgeven aan de arbodienst of de bedrijfsarts. Indien noodzakelijk neem je als werkverstrekker al maatregelen om het personeelslid na herstel weer aan de slag te laten gaan. Je bent verplicht om het loon door te betalen zolang het personeelslid arbeidsongeschikt is en onder contract staat.
Week 2 t/m 5: Contact houden met werknemer
In week 2 zorg je voor regelmatig contact en informeer je naar het herstel. De arbeidskracht dient bereikbaar te zijn en mee te werken aan de re-integratie. Als dit niet gebeurd kan er een sanctie voor diegene opgelegd worden. Je legt de ontwikkeling vast in een verzuimdossier.
Is de medewerker na 2 weken nog steeds arbeidsongeschikt? Neem dan contact op met de bedrijfsarts voor een afspraak. Vraag diegene om een oordeel.
Week 6: Probleemanalyse maken
Als de medewerker na week 6 nog steeds ziek is maakt de arbodienst of bedrijfsarts een probleemanalyse op. In deze analyse staat bijvoorbeeld in hoeverre de medewerker arbeidsongeschikt is, in welke mate diegene beperkingen ervaart en wat de relatie tussen beide partijen is.
In deze analyse wordt er niet enkel gekeken naar de medische kant van het verzuim, maar ook naar andere zaken zoals relaties met collega’s en privéomstandigheden.
Indien deze informatie later nog aangepast moet worden, kan dit aangepast worden (ook wel een bijstelling probleemanalyse).
Week 8: Plan van aanpak
Na 8 weken van ziekmelding ben je als baas verplicht om samen met de medewerker een Plan van aanpak te maken. In dit plan staat omschreven wat beide partijen gaan doen om de medewerker weer aan het werk te krijgen.
Hierbij wordt er eerst gekeken naar mogelijkheden binnen het huidige bedrijf (1e spoor). Als een bedrijfsarts oordeelt dat de re-integratie hier niet goed mogelijk is, dan moet je als werkgever ook kijken naar externe mogelijkheden (2e spoor).
Alle besproken stappen en de voortgang hiervan houd je bij in een integratiedossier, evenals al het contact. Let op: je mag een medewerker nooit vragen naar medische informatie en dit vervolgens documenteren in dit dossier.
Week 42: Ziekmelding UWV
Indien de arbeidskracht nog steeds ziek is, moet je dit als werkgever in de 42e week van de ziekte doorgeven aan het UWV. Deze deadline is erg belangrijk voor jou als leidinggevende in het gehele traject.
Een tijdige indiening is namelijk van groot belang bij het beoordelen van het re-integratiedossier en de algehele re-integratie-inspanningen. Door de zaken netjes op orde te hebben, minimaliseer je de kans op een loonsanctie van het UWV.
Week 48 t/m 52: eerstejaarsevaluatie
In de laatste weken van het eerste jaar van ziekte, kijk je samen met de werknemer terug op de re-integratie van het eerste ziektejaar. Dit is bedoeld om te bepalen of de re-integratie nog op de juiste koers ligt. Om dit te controleren kan je het Formulier Eerstejaarsevaluatie van het UWV gebruiken.
Het formulier moet door beide partijen ondertekend worden. Indien blijkt dat er aanpassingen gedaan moeten worden aan het Plan van aanpak dan voer je deze door. Ook bepaal je of er genoeg arbeidsperspectief is voor het personeelslid binnen de organisatie. Als dit niet zo is dan is het belangrijk om te kijken naar passend werk buiten de organisatie, ook wel spoor 2.
Week 88 t/m 92: WIA aanvraag
De WIA staat voor Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen. Als een arbeidskracht door ziekte lange tijd niet (volledig) kan werken, heeft diegene mogelijk recht op een WIA-uitkering. In week 88 ontvangt de medewerker een brief met informatie over de aanvraag, compleet met een uiterlijke aanvraag datum.
Om een goed actueel oordeel te kunnen veilen, voert de bedrijfsarts een medisch onderzoek uit. Ook stel je als werkgever, samen met het personeelslid een eindevaluatie op.
Week 93: Uiterste termijn WIA aanvraag
In uiterlijk week 93 zorg je ervoor dat de werknemer een kopie van het gehele re-integratieverslag in bezit heeft. Ook moet de WIA-aanvraag verstuurd zijn.
Week 104: WIA-uitkering
Na 2 jaar van ziekte eindigt de verplichting van de werkgever om de medewerker voor minimaal 70% door te betalen. De medewerker gaat dan langs de verzekeringsarts van het UWV voor de uiteindelijke WIA-beoordeling.
Indien er wordt beoordeeld dat de werkgever te weinig inspanningen heeft geleverd voor de re-integratie, moet die het loon van de medewerker voor nog maximaal een jaar doorbetalen.
Andere belangrijke aandachtspunten tijdens het re-integratietraject
Naast de bovenstaande punten genoemd in de weken hierboven, zijn er drie andere punten die belangrijk zijn voor een goed verloop van de re-integratie.
Voortgangsgesprekken tijdens ziekte
Tijdens de eerste twee ziektejaren van je medewerker ben je verplicht om iedere zes weken een voortgangsgesprek te houden. Dit gesprek voer je als werkgever zelf, maar dit mag je ook laten doen door een casemanager. Dit is iemand die jouw als werkgever helpt bij het opstellen en uitvoeren van het plan van aanpak.
Dit betekent echter niet dat je achterover kan leunen. Het is namelijk belangrijk dat je als werkgever goed op de hoogte bent van de voortgang. Je blijft immers altijd hoofdverantwoordelijk.
Het re-integratiedossier
Het nauwkeurig bijhouden van het re-integratiedossier is erg belangrijk. Dit dossier bevat alle gemaakte afspraken en een overzicht van het verloop van de re-integratie. Hierin beschrijf je duidelijk wat beide partijen hebben gedaan om de arbeidskracht weer aan het werk te krijgen.
Ook voeg je hierin alle relevante documenten en formulieren toe die met de ziekte van je medewerker te maken hebben (gehad). Een compleet en goed onderhouden dossier helpt om het re-integratieproces soepel en inzichtelijk te laten verlopen en verkleint de kans op een loonsanctie van het UWV.
Aanpassingen op de werkvloer
Indien nodig ben je als werkgever verplicht om aanpassingen door te voeren op de werkplek. Dit kan betekenen dat je werkzaamheden aanpast, de werkplek beter inricht of hulpmiddelen beschikbaar stelt om het staflid te ondersteunen bij terugkeer op het werk.
Denk hierbij aan zaken als een aangepaste bureaustoel of aanpassingen aan machines/het pand. Deze maatregelen zorgen ervoor dat je medewerker sneller en beter kan terugkeren naar zijn of haar werkzaamheden.
Vital Solutions, jouw partner voor een goede re-integratie traject
Vital Solutions is jouw partner voor een goed re-intergratie traject. Wij zijn gespecialiseerd in vitaliteit op de werkvloer en hebben bij vele bedrijven de gezondheid van medewerkers mogen verbeteren. Met als resultaat een vermindering in het verzuimpercentage.
Zoals je hebt kunnen lezen komen er heel wat dingen kijken bij langdurig verzuim van een arbeidskracht. Dit is niet alleen een erg tijdrovend maar ook een erg kostig proces. Hoewel er duidelijk stappen zijn om het hele proces in goede banen te leiden, wil je daarom het liefst verzuim zoveel mogelijk voorkomen.
De eerste stap is het in kaart brengen van alle risico’s van de organisatie met een RI&E. De resultaten hiervan vormen de basis voor een preventief medisch onderzoek (PMO), waarmee de mentale en fysieke gezondheidsrisico’s van medewerkers in kaart gebracht kunnen worden. Hieruit volgt een praktisch stappenplan waarmee de vitaliteit op de werkvloer verbeterd kan worden.
Door preventief te investeren in de gezondheid van medewerkers, kan er op de lange termijn veel bespaard worden. Door onze ervaring in verschillende branches en bedrijfssoorten, weten wij precies wat er nodig is om het verzuim van jouw organisatie naar benden te brengen.
Neem contact op met Vital Solutions om de mogelijkheden voor om een re-integratie traject te bespreken.
